به موجب ماده 6 قانون تجارت هر تاجری برای اینکه کلیه معاملات و خرید و فروش هایش در طول یک روز و یک هفته و یک سال معین و مشخص باشد باید دارای دفاتری به شرح ذیل باشد.
1- دفتر روزنامه
2- دفتر کل
3- دفتر دارایی
4- دفتر کپیه

    ترتیب تنظیم دفاتر مورد بحث

دفاتر روزنامه و کل و دارایی تاجر باید قبل از آنکه چیزی در آن نوشته شود به وسیله نماینده اداره ثبت محل امضا شود و اوراق باید شماره بندی بوده و نرتب باشد و کلیه معاملات و صادرات و واردات به ترتیب تاریخ در صفحات مزبور ثبت گردد و بدون خط خوردگی و منظم باشد. به این جهت تراشیدن و حک کردن و پاک کردن و اضافه و الحاق نمودن و کم نمودن اوراق آن ممنوع است و موجب مخدوش بودن و بی اعتباری آن می گردد . همینطور در حاشیه و یا متن آن نباید چیزی اضافه گردد و تاجر موظف است کلیه دفاتر خود را از پایان هر سال به مدت ده سال نگهداری نماید و دفاتر مزبور در صورتی مطابق قانون تجارت تنظیم شده باشد بین تجار و در امور تجاری سندیت دارد. به طوری که اگر خوب تنظیم گردد به نفع ( له ) تاجر و اگر نامنظم باشد بر ضرر ( علیه ) تاجر به عنوان دلیل مورد استفاده قرار می گیرد .
اما ذکر این نکته ضروری است که علاوه بر موارد مزبور که در قانون تجارت راجع به دفاتر تجاری تاجر پیش بینی گردیده است آیین نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگهداری دفاتر موضوع تبصره 1 ماده 95 قانون مالیات های مستقیم مصوب 3 / 12 / 1366 از لحاظ اخذ مالیات راجع به دفاتر تجار مواردی پیش بینی نموده است.

    اعمالی که در دفترنویسی ممنوع کردیده عبارتند از :

1- قلم زدن مندرجات دفاتر قانونی و نوشتن بین سطور و حاشیه آن ها
2- تراشیدن و پاک کردن مندرجات دفاتر قانونی
3- محو یا ناپدید کردن مندرجات دفاتر با رنگ یا جوهر و یا هرگونه وسایل شیمیایی و نظایر آن ها
4- جای سفید گذاشتن در هر صفحه بیش از حد معمول در دفاتر قانونی و همچنین سفید ماندن تمام یا یک یا چند صفحه از دفاتر روزنامه و مشاغل در اثناء عملیات

    وظیفه ممیز مالیاتی

در صورتی که دفاتر مورد بحث از لحاظ نحوه تنظیم حساب ها و نگهداری و نوشتن و یا از سایر جهات به نظر ممیز مالیاتی قابل رسیدگی نباشد و این امر مورد تایید سرممیز مالیاتی قرار بگیرد و مردود اعلام شود. ممیز مالیاتی باید چگونگی را با ذکر دلایل کافی و به طور کتبی به مودی ابلاغ نموده و پرونده امر را برای رسیدگی به هیئت سه نفری حسابرسان منتخب وزیر امور اقتصادی و دارایی ارسال نماید. چنانچه مودی ظرف یک ماه از تاریخ ابلاغ به آن هیئت مراجعه و با ارائه دلایل کافی رفع اشکال نماید مالیات بر اساس همان دفاتر اخذ خواهد شد، در غیر اینصورت هیئت سه نفری به طور علی الراس میزان آن را تعیین خواهد نمود.